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Prestação de contas sem erros: como fazer?

Entenda o que é a prestação de contas

 

Conceitualmente, prestação de contas é a obrigação de uma empresa, entidade ou pessoa, de apresentar relatórios relacionados a transações econômicas realizadas em determinado período.

Esses relatórios precisam conter o patrimônio bruto e líquido, as despesas detalhadas, as receitas, que são as entradas de dinheiro, incluindo de onde elas se originaram, e o total de passivos e ativos.

Junto com o relatório, deve ser apresentada toda a documentação original.

É ela que comprova as receitas e despesas de um determinado período para que a prestação de contas tenha valor jurídico.

Portanto, é essencial guardar os documentos de forma bem organizada para evitar extravios.

Se você pouco ou nada entende sobre contabilidade, o significado de prestação de contas pode soar um pouco confuso.

Prestação de contas nada mais é do que a comprovação de gastos e ganhos.

O que a prestação de contas fará, então, é atestar como você faturou (por vendas, por exemplo) e como gastou (compras, folha de pagamento, impostos, etc.).

Ficou mais claro agora?

Trata-se, portanto, de um instrumento interessante para o controle financeiro, tanto pessoal quanto empresarial.

Sou obrigado a prestar contas?

Depende.

Se você for um MEI, Empresário Individual (EI) ou tiver uma Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli) está dispensado da exigência.

E isso acontece devido à primeira regra básica do instrumentos: empreendedores individuais não são obrigados a apresentar a prestação de contas.

No entanto, pode ser interessante para fins de gestão financeira.

Nessas horas, vale conversar com seu contador a respeito.

Quanto à obrigatoriedade, conforme a legislação, a prestação de contas deve ser realizada por:

  • Empresas que possuem sócios
  • Associações filantrópicas e sindicais
  • Condomínios
  • Instituições públicas
  • Instituições coletivas, como cooperativas e clubes de recreação.

No caso de sindicato, cooperativa e condomínio, a prestação deve ser feita durante assembleias gerais que acontecem todos os anos.

Em seguida, ela precisa ser levada aos demais membros para ser aprovada pela maioria simples.

Para você ter uma ideia da amplitude da prestação de contas, ela pode, por exemplo, ser solicitada à administração de um consórcio.

Isso vale para pessoas que estejam pagando essa modalidade voltada à aquisição de imóveis e veículos, por exemplo.

Também pode ser requerida junto à administradora de um cartão de crédito, pelo titular que queira entender os encargos.

Quem se separou judicialmente, por sua vez, poderá solicitá-la ao cônjuge que ficou com a guarda dos bens, antes da decisão da partilha.

Perceba, então, que são diversos os contextos que pedem essa formalização

Documentos necessários

A prestação de contas pode ser mensal e anual, durante as assembleias do condomínio facilitando assim o entendimento das movimentações financeiras e fiscalização desses processos. A seguir, são listados os principais documentos que constituem a prestação de contas:

1- Orçamento

Trata-se do relatório do orçamento de gastos e receitas planejado para o início do mês/ano. Caso os gastos/recebimentos do período tenham sido acima ou abaixo do previsto, é preciso esclarecer os condôminos do contexto.

2- Receitas

Esse relatório é composto pelas taxas condominiais (adimplentes e inadimplentes) e pelo aluguel de espaços em comum (salão de festas, por exemplo).

3- Despesas

Esse relatório deve ser divido em três etapas: despesas fixas (funcionários, por exemplo), despesas variáveis (luz dos corredores, por exemplo) e despesas extras (manutenção de portão eletrônico, por exemplo).

4- Balancete

Esse relatório apresenta a diferença entre receita e despesa, o que gera o saldo do mês e o saldo total (cumulativo dos meses anteriores).

5- Inadimplência

Os condôminos inadimplentes não devem ser expostos. Esse relatório comunica a porcentagem de inadimplência, os impactos gerados para o condomínio e as ações a serem tomadas para diminuir a falta de pagamento.

Para a prestação de contas é necessário que todos os documentos, originais, comprobatórios das receitas e das despesas sejam arquivados. Caso algum condômino queira ter acesso a esses documentos, isso deve ocorrer na própria assembleia, quando se tratar dos originais.

Organização: planilha de prestação de contas de condomínio

Agora que você já conhece os documentos que precisam estar na sua prestação de contas, é essencial compreender como organizar essas informações. Os condomínios organizam toda a documentação em uma pasta.

Online ou física, a pasta nada mais é que um arquivo onde se encontra todas as movimentações financeiras e documentação sobre o que ocorreu no condomínio durante determinado ano.

É preciso esclarecer que, sendo um documento do condomínio, a pasta deve estar acessível a todos os moradores. O síndico e os conselheiros têm prioridade, mas qualquer pessoa que reside no prédio pode verificar o conteúdo.  

Para melhorar a organização do síndico, sugerimos que você utilize uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio. Dessa forma, a atualização de movimentações financeiras é mensal e você pode compartilhá-la com os condôminos. Assim como os documentos, essa planilha pode estar acessível para todos os moradores.

Ao montar a pasta de prestação de contas, é interessante fazer um resumo do que está sendo especificado nos documentos daquele mês. Desta forma, você facilita o entendimento daqueles que vão verificar a pasta.

Prazo para prestação de contas de condomínio

Segundo o Art. 1.348 do Código Civil brasileiro, o síndico é obrigado a prestar contas à assembléia anualmente e quando exigido – ou seja, o condômino pode pedir para conferir as contas do condomínio sempre que achar necessário.

Apesar desse detalhe na lei, existem profissionais do meio jurídico que defendem que um condômino sozinho não possui legitimidade para propor uma ação de prestação de contas. De acordo com esses especialistas, o síndico só deve prestar contas perante a assembleia como um todo. Independentemente da interpretação da legislação, o síndico deve prezar pela transparência e permitir ao menos o acesso dos moradores à pasta de prestação de contas.

A prestação de contas anual ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), a reunião de condomínio focada na aprovação das despesas dos últimos 12 meses e na previsão orçamentária para o próximo ano.

O ideal é que se utilize o início do ano, o período de janeiro a março, para realizar a AGO. Entretanto, cada síndico deve seguir as normas e prazos estipulados pela convenção do condomínio.

Se o síndico não convocar uma assembleia de condomínio para apresentar a prestação de contas, os moradores têm o direito de convocar uma assembleia a partir de um abaixo-assinado com a assinatura de um quarto dos condôminos, conforme prevê o Art. 1.350.

Uma dúvida recorrente é: qual o prazo para exigir a prestação de contas de síndicos anteriores?Se apresentação anual não for feita, o prazo de prescrição da prestação de contas em condomínio é de três anos, conforme explica o Art. 206 § 3o.

Como apresentar a prestação de contas do condomínio?

Por mais que você tenha todas as informações documentadas e completas, se não as apresentar de forma acessível, pode deixar dúvidas ou mesmo maus entendidos. Esse cuidado e organização aumenta a credibilidade e confiança no síndico, gerando mais andamento e fluidez.

Aqui estão algumas dicas para a prestação de contas em condomínio:

Prepare-se antes do dia da reunião: tenha informações importantes anotadas e as organize de maneira que fiquem acessíveis a você caso alguém faça uma pergunta. É fundamental solucionar as dúvidas dos condôminos durante a reunião.

Prepare um material de apoio para entregar aos condôminos: a prestação de contas possui muitas informações e nem todos os moradores vão conseguir lembrar tudo o que foi citado. Portanto, elabore um material para acompanhar a sua apresentação. Além disso, planilhas de gastos e outros assuntos podem ser incluídos nesse material.

Prepare uma apresentação visualmente estimulante: nada de tédio e textões! Use gráficos, compare informações de anos anteriores com o atual. Tome cuidado para que o material entregue e sua apresentação sejam complementares – e não repetidos.

Divida tudo em categorias: para evitar o amontoamento de informações, separe os valores em categorias. Por exemplo: custos mensais, despesas extraordinárias, orçamentos de obras, etc.